Official letter template
An outgoing official letter — the details, the salutation, the body, the annexes and the signature.
What you fill in
- □The organisation’s letterhead and details
- □The outgoing number and the date
- □The addressee — organisation, job title, name
- □The subject of the letter
- □The list of annexes and how many pages they run to
- □Who signs it and who prepared it
The template text
Anything in square brackets is meant to be replaced.
The template text below is in Georgian, as is the Word file — these documents are written to be signed in Georgia. Everything about the template on this page is in English.
[ორგანიზაციის დასახელება] — ბლანკი
მისამართი: [მისამართი] · ტელ: [ტელეფონი] · ელფოსტა: [ელფოსტა] · ს/ნ: [ნომერი]
№[გასული ნომერი] · [თარიღი]
[შემოსულ წერილზე პასუხის შემთხვევაში:] თქვენი №[ნომერი] [თარიღი] წერილის პასუხად
ადრესატი
[ორგანიზაციის დასახელება]
[თანამდებობა]
[სახელი, გვარი]-ს
საგანი: [წერილის საგანი მოკლედ]
ღრმად პატივცემულო [მიმართვა]!
[პირველი აბზაცი — მიზეზი, რის გამოც წერთ. ერთი-ორი წინადადება.]
[მეორე აბზაცი — ფაქტობრივი გარემოებები, საჭიროების შემთხვევაში სამართლებრივი საფუძველი.]
[მესამე აბზაცი — კონკრეტული თხოვნა ან მოთხოვნა, ვადის მითითებით.]
პატივისცემით,
დანართი
1. [დანართის დასახელება] — [რაოდენობა] ფურცელი.
2. [დანართის დასახელება] — [რაოდენობა] ფურცელი.
ხელმოწერა
[თანამდებობა] ___________________ [სახელი, გვარი]
შემსრულებელი: [სახელი, გვარი] · ტელ: [ტელეფონი] · ელფოსტა: [ელფოსტა]
What to watch out for
The subject should fit on one line and be specific. "Regarding an application" says nothing.
Put your request in a paragraph of its own and give a date. A letter that does not say what you want and by when will not get an answer.
Naming the person who prepared the letter at the foot — so the addressee knows who to call — noticeably shortens the time it takes to get a reply.
Always state how many pages the annexes run to: that is what proves what was actually sent.
This is a general sample. A letter written to a public body may need additional details — check the addressee’s own rules.