რა არის ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა და რატომ სჭირდება ქართულ კომპანიას

განმარტება, რომელიც საქმეს ცვლის

ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა არის ორგანიზაციაში დოკუმენტის სრული გზა — შექმნიდან ან შემოსვლიდან დამუშავების, შეთანხმების, ხელმოწერის, შესრულებისა და არქივირების ჩათვლით — რომელიც ქაღალდის ნაცვლად ერთ სისტემაში მიმდინარეობს.

ყველაზე გავრცელებული გაუგებრობა სწორედ აქ იწყება. კომპანიების უმეტესობა ფიქრობს, რომ მას უკვე აქვს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა, რადგან დოკუმენტები ელფოსტით იგზავნება და საერთო საქაღალდეში ინახება. მაგრამ ფაილის ციფრულობა და პროცესის ციფრულობა სხვადასხვა რამაა: ელფოსტა ატარებს დოკუმენტს, მაგრამ არ ინახავს იმას, თუ ვისთან დგას ის ახლა, რომელი ვერსიაა ბოლო და ვინ დაამტკიცა ცვლილება.

როგორ გამოიყურება პრობლემა პრაქტიკაში

ეს სიმპტომები თითქმის ყველა ორგანიზაციაში ერთნაირად გამოიყურება:

• კითხვაზე „სად დგას ეს ხელშეკრულება“ პასუხის გასაცემად ვიღაცას უნდა დაურეკო.
• ერთი და იმავე დოკუმენტის სამი ვერსია სამი ადამიანის კომპიუტერშია და არავინ იცის, რომელია ბოლო.
• შემოსული წერილი ვიღაცის ელფოსტაში დარჩა და პასუხის ვადა უკვე გასულია.
• ხელშეკრულება ავტომატურად გაგრძელდა, რადგან შეწყვეტის შეტყობინების ვადა გამოგვრჩა.
• თანამშრომელი წავიდა და მისი მიმოწერა მასთან ერთად გაჰყვა.

რას ცვლის სისტემა

დოკუმენტბრუნვის სისტემა ამ პრობლემებს ერთი პრინციპით წყვეტს: დოკუმენტი აღარ არის ფაილი, ის არის ჩანაწერი, რომელსაც ფაილიც ახლავს. ჩანაწერს აქვს რეგისტრაციის ნომერი, ტიპი, მხარეები, პასუხისმგებელი პირი, ვადები და მიმდინარე სტატუსი.

ამის შედეგად კითხვები, რომლებზეც ადრე ადამიანი პასუხობდა, სისტემას გადაეცემა. „რა გვაქვს ვადაგადაცილებული“, „რომელი ხელშეკრულება სრულდება ამ კვარტალში“, „ვინ არის ამ წერილის შემსრულებელი“ — ეს ფილტრებია და არა სატელეფონო ზარები.

საიდან დავიწყოთ

დანერგვის ყველაზე გავრცელებული შეცდომა ის არის, რომ ორგანიზაცია ცდილობს ყველა პროცესი ერთდროულად გადაიტანოს. უფრო ეფექტურია ერთი ტიპის დოკუმენტით დაწყება — ჩვეულებრივ ეს შემოსული კორესპონდენცია ან ხელშეკრულებებია — და მხოლოდ შემდეგ გაფართოება.

ტექნიკურად ღრუბლოვანი სისტემა ინსტალაციას არ საჭიროებს. რეალური დრო მიაქვს იმას, რაც პროგრამასთან არ არის დაკავშირებული: ორგანიზაციის სტრუქტურის, ვიზირების მარშრუტებისა და დოკუმენტის ტიპების აღწერას.