საქმისწარმოების ერთიანი წესები — რას ავალდებულებს ორგანიზაციას

რას ნიშნავს საქმისწარმოება

საქმისწარმოება არის დოკუმენტის აღრიცხვის, მოძრაობისა და შენახვის ორგანიზებული წესი. ის პასუხობს ოთხ კითხვას: რა ნომრით დარეგისტრირდა დოკუმენტი, ვის გადაეცა შესასრულებლად, რა ვადაში უნდა შესრულდეს და რომელ საქმეში, რამდენი ხნით უნდა შეინახოს.

საჯარო დაწესებულებებისთვის ეს წესები ნორმატიულად არის დადგენილი. კერძო კომპანიებისთვის ისინი სავალდებულო არ არის, მაგრამ იგივე ლოგიკა მაინც მუშაობს — უბრალოდ იმიტომ, რომ მისი ალტერნატივა ქაოსია.

ოთხი ელემენტი, რომელიც უნდა არსებობდეს

წესების ფორმულირება სხვადასხვაგვარია, მაგრამ პრაქტიკული შინაარსი ყოველთვის ოთხ ელემენტამდე დაიყვანება:

• რეგისტრაციის ჟურნალები — ცალკე ჟურნალი შემოსულისთვის, გასულისთვის, ბრძანებებისა და შიდა დოკუმენტებისთვის, უწყვეტი ნუმერაციით.
• რეზოლუცია — ხელმძღვანელის დავალება კონკრეტული შემსრულებლითა და ვადით, რომელიც დოკუმენტს ახლავს და არა ცალკე ცხოვრობს.
• საქმეთა ნომენკლატურა — ჩამონათვალი, რომელი დოკუმენტი რომელ საქმეს მიეკუთვნება.
• შენახვის ვადები — რამდენი წელი ინახება თითოეული საქმე და რა ხდება ვადის გასვლის შემდეგ.

სად ირღვევა წესი ყველაზე ხშირად

ხელით წარმოებული ჟურნალის მთავარი სისუსტე ნუმერაციაა. როცა ნომერს ადამიანი ანიჭებს, ადრე თუ გვიან ჩნდება გამოტოვებული ნომერი, ორჯერ გაცემული ნომერი ან „დავამატოთ უკან თარიღით“. სწორედ ეს ხდება შემოწმებისას ყველაზე რთულად ასახსნელი.

მეორე სისუსტე რეზოლუციაა. ზეპირად ან ელფოსტით მიცემული დავალება ვერ იზომება: ვერ ამბობ, რამდენი დავალება გაიცა, რამდენი შესრულდა ვადაში და რამდენი დაიკარგა.

რას ცვლის სისტემა

ელექტრონული საქმისწარმოებისას ნომერი ენიჭება ავტომატურად და მისი გამოტოვება ან გამეორება შეუძლებელია. რეზოლუცია იქცევა კონკრეტული პირის დავალებად ვადით, ამიტომ შესრულება იზომება. დოკუმენტი მიეკუთვნება ნომენკლატურის საქმეს და მისი შენახვის ვადა მისგან მოდის — ხელით თვლა საჭირო აღარ არის.

ყველაზე მნიშვნელოვანი კი ის არის, რომ ჟურნალის „აღდგენა“ აღარასოდეს სჭირდება: ის ყოველთვის სრულია, რადგან სხვაგვარად შევსება შეუძლებელია.