როგორ გადავიდეთ ქაღალდიდან ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვაზე — 7 ნაბიჯი

რატომ ჩერდება დანერგვა ყველაზე ხშირად

წარუმატებელი დანერგვა თითქმის არასოდეს ჩერდება ტექნიკური მიზეზით. ის ჩერდება მაშინ, როცა ორგანიზაცია ცდილობს ყველა პროცესი ერთდროულად გადაიტანოს, ან როცა სისტემა ითხოვს იმაზე მეტს, ვიდრე თანამშრომელი მზად არის ერთ დღეს ისწავლოს.

შვიდი ნაბიჯი თანმიმდევრობით

ეს თანმიმდევრობა იმიტომ მუშაობს, რომ თითოეული ნაბიჯი წინაზე დგას და თითოეულს აქვს თვალსაჩინო შედეგი:

• აირჩიეთ ერთი პროცესი. ჩვეულებრივ ეს შემოსული კორესპონდენცია ან ხელშეკრულებებია — ისინი, სადაც ვადის გადაცილება ყველაზე ძვირი ჯდება.
• აღწერეთ სტრუქტურა. დეპარტამენტები, ხელმძღვანელები და ის, თუ ვინ ვის ცვლის შვებულებისას.
• განსაზღვრეთ ვიზირების მარშრუტები. ვინ ამოწმებს დოკუმენტს, რა თანმიმდევრობით და რა ვადაში.
• დააყენეთ ნუმერაცია. თუ ჟურნალი უკვე გაქვთ, გააგრძელეთ არსებული ნომრებიდან და ნუ დაიწყებთ ნულიდან.
• გაუშვით პარალელურად ერთი თვე. ამ პერიოდში ძველი წესიც მუშაობს — ეს ამცირებს შიშს და გამოავლენს გამორჩენილ შემთხვევებს.
• გადაიტანეთ ძველი არქივი ეტაპობრივად. ჯერ მოქმედი ხელშეკრულებები, შემდეგ დასრულებულები.
• გამორთეთ ძველი წესი. სანამ ორივე მუშაობს, ნახევარი ორგანიზაცია ძველს გამოიყენებს.

რა ვუყოთ ძველ, ქაღალდის დოკუმენტებს

ყველაფრის სკანირება იშვიათად ამართლებს. პრაქტიკული მიდგომა ასეთია: სრულად გადაიტანეთ ის დოკუმენტები, რომლებიც ჯერ კიდევ მოქმედებს ან რომლებზეც ხშირად ბრუნდებით — მოქმედი ხელშეკრულებები, მიმდინარე საქმეები. დანარჩენი შეიტანეთ არქივის რეჟიმში, იმ ნომრითა და თარიღით, რომელიც მათ უკვე აქვთ.

სკანირებული დოკუმენტის ტექსტი ამოიცნობა, ამიტომ ძველი დოკუმენტიც ჩვეულებრივ ძიებაში მოიძებნება — მიუხედავად იმისა, რომ ის ქაღალდზე დაიბადა.

რეალური ვადები

ღრუბლოვან სისტემას ინსტალაცია არ სჭირდება, ამიტომ ტექნიკური მზადყოფნა დღის საკითხია. სტრუქტურის, როლებისა და მარშრუტების აღწერას ჩვეულებრივ რამდენიმე სამუშაო დღე მიაქვს. ერთი პროცესის სრულად ამუშავებამდე — თანამშრომლების ჩათვლით — რეალისტური ვადა ერთიდან ორ თვემდეა.