კონფიდენციალურობის პოლიტიკა

1. შესავალი

წინამდებარე კონფიდენციალურობის პოლიტიკა აღწერს, თუ როგორ აგროვებს, იყენებს, ინახავს და იცავს UNIDOCS Cloud System („ჩვენ“, „კომპანია“, „სისტემა“) მომხმარებელთა პერსონალურ მონაცემებს ვებგვერდის, აპლიკაციისა და მასთან დაკავშირებული სერვისების გამოყენებისას. სისტემაში რეგისტრაციით ან მისი გამოყენებით თქვენ ეთანხმებით ამ პოლიტიკის პირობებს.

2. რა ინფორმაციას ვაგროვებთ

• რეგისტრაციის მონაცემები: სახელი, გვარი, ელფოსტა, ტელეფონის ნომერი, თანამდებობა, დეპარტამენტი და ორგანიზაციის რეკვიზიტები.
• დოკუმენტური მონაცემები: ხელშეკრულებები, მიმოწერები, მიღება-ჩაბარების აქტები, ინვოისები და სხვა დოკუმენტები, რომლებსაც მომხმარებელი თავად ტვირთავს ან ქმნის სისტემაში.
• ტექნიკური მონაცემები: IP მისამართი, ბრაუზერის ტიპი, მოწყობილობის მონაცემები, შესვლის ისტორია და სისტემაში განხორციელებული მოქმედებების ჟურნალი (Audit Log).
• ავთენტიფიკაციის მონაცემები: პაროლები (დაშიფრული სახით), ორფაქტორიანი ავთენტიფიკაციის (2FA) კოდები და ციფრული ხელმოწერის მონაცემები.
• Cookies და მსგავსი ტექნოლოგიები: სესიის შენარჩუნებისა და სისტემის გამართული მუშაობისთვის.

3. მონაცემთა გამოყენების მიზანი

ჩვენ ვამუშავებთ თქვენს მონაცემებს მხოლოდ შემდეგი მიზნებისთვის:

• სისტემაში წვდომის, ავთენტიფიკაციისა და უსაფრთხოების უზრუნველყოფა;
• დოკუმენტბრუნვის, შეთანხმების (ვიზირების) და ციფრული ხელმოწერის პროცესების უზრუნველყოფა;
• შეტყობინებების, შეხსენებებისა და სტატუსის ცვლილებების გაგზავნა (ელფოსტა, SMS, Slack, Telegram, Discord — მომხმარებლის/ორგანიზაციის პარამეტრების შესაბამისად);
• ანალიტიკისა და სტატისტიკის ფორმირება ორგანიზაციის ფარგლებში;
• Unio AI-ის ფუნქციების მუშაობა — დოკუმენტების ანალიზი, შაბლონების გენერირება და ინტელექტუალური ძიება;
• კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვალდებულებების შესრულება (მაგ. საგადასახადო ორგანოებთან ინტეგრაცია).

4. Unio AI-ის ფუნქციების გამოყენება

სისტემაში ინტეგრირებული ხელოვნური ინტელექტის ფუნქციები (Unio AI) დოკუმენტების შაბლონების გენერირებისა და ანალიზისთვის მუშაობს ხელოვნური ინტელექტის სანდო გარე პროვაიდერთან ინტეგრაციის გზით. დამუშავებისთვის გადაცემული ტექსტური მონაცემები გამოიყენება მხოლოდ მოთხოვნილი შედეგის გენერირებისთვის და არ გამოიყენება პროვაიდერის მიერ მოდელის გადასამზადებლად ორგანიზაციული ანგარიშების ფარგლებში.

5. მონაცემთა გაზიარება მესამე მხარეებთან

თქვენი პერსონალური მონაცემები არ გადაეცემა მესამე მხარეებს კომერციული მიზნებისთვის. მონაცემთა გაზიარება შესაძლებელია მხოლოდ შემდეგ შემთხვევებში:

• თქვენი ორგანიზაციის სხვა მომხმარებლებთან — დოკუმენტბრუნვისა და დამტკიცების პროცესის ფარგლებში, შესაბამისი წვდომის უფლებების მიხედვით;
• გარე კონტრაგენტებთან — მხოლოდ თქვენ მიერ ინიცირებული, ხელმოსაწერად ან დასათვალიერებლად გაგზავნის შემთხვევაში;
• ინფრასტრუქტურის პროვაიდერებთან — მონაცემთა შენახვის, Unio AI-ისა და ციფრული ხელმოწერის სერვისების მიწოდებისთვის — მკაცრად ფუნქციური საჭიროების ფარგლებში;
• კანონმდებლობით გათვალისწინებულ შემთხვევებში, შესაბამისი სახელმწიფო ორგანოს მოთხოვნით.

6. მონაცემთა შენახვა და უსაფრთხოება

მონაცემები ინახება დაშიფრულ და დაცულ სერვერულ ინფრასტრუქტურაში. სისტემა იყენებს ინდუსტრიის სტანდარტებს: პაროლების ჰეშირება, ორფაქტორიანი ავთენტიფიკაცია, წვდომის როლებზე დაფუძნებული კონტროლი (RBAC), ატვირთული ფაილების ანტივირუსული სკანირება და ყველა მნიშვნელოვანი ქმედების აუდიტის ჟურნალირება. მონაცემები ინახება იმ ვადით, რაც საჭიროა მომსახურების გაწევისა და კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვალდებულებების შესასრულებლად.

7. Cookies

სისტემა იყენებს მხოლოდ აუცილებელ (functional/session) cookie-ებს, რომლებიც საჭიროა ავტორიზაციის სესიის შენარჩუნებისა და უსაფრთხოებისთვის (CSRF დაცვა). მარკეტინგული ან მესამე მხარის თვალთვალის cookie-ები არ გამოიყენება.

8. მომხმარებლის უფლებები

თქვენ უფლება გაქვთ:

• გაეცნოთ თქვენს შესახებ დამუშავებულ მონაცემებს;
• მოითხოვოთ არასწორი მონაცემების შესწორება;
• მოითხოვოთ ანგარიშისა და პერსონალური მონაცემების წაშლა, თუ ეს არ ეწინააღმდეგება კანონმდებლობით დადგენილ შენახვის ვალდებულებებს;
• გამოითხოვოთ თანხმობა შეტყობინებების მიღებაზე (გარდა სამუშაო პროცესისთვის აუცილებელი შეტყობინებებისა).

9. ცვლილებები პოლიტიკაში

ჩვენ შეიძლება პერიოდულად განვაახლოთ წინამდებარე პოლიტიკა. მნიშვნელოვანი ცვლილებების შემთხვევაში მომხმარებლები ინფორმირებულ იქნებიან სისტემის შეტყობინების ან ელფოსტის მეშვეობით. გვერდის ბოლოში მითითებული თარიღი შეესაბამება ბოლო განახლების თარიღს.

10. კონტაქტი

კონფიდენციალურობასთან დაკავშირებული შეკითხვების შემთხვევაში დაგვიკავშირდით:
ელფოსტა: info@squadit.ge